Direksiyon takip programı: randevular, eğitmenler ve araçlar tek takvimde

Direksiyon takip programı ne işe yarar?

Direksiyon eğitimi bir sürücü kursunun en çok planlama isteyen işidir: her ders bir kursiyerin, bir eğitmenin ve bir aracın aynı saatte boş olmasını gerektirir. Defter, Excel tablosu ya da WhatsApp mesajlarıyla yürütülen takipte çift rezervasyon, izinli eğitmene yazılan ders ve hakkını aşan kursiyer kaçınılmazdır. SinTEST'in direksiyon takip programı bu üç tarafı tek takvimde buluşturur ve kuralları her randevuda kendiliğinden uygular.

Kursiyer randevusunu kendisi alır

Kursiyer randevu sayfasına TC Kimlik Numarası ve kayıtlı telefon numarasıyla girer; şifre hatırlaması ya da uygulama indirmesi gerekmez. Bağlı olduğu aracın haftalık takvimini görür: dolu saatler, kapalı saatler ve eğitmenin izinli olduğu günler ayrı işaretlenir, yalnız gerçekten boş hücreler seçilebilir.

• Kursiyer haftalar arasında gezinip derslerini parça parça planlar.
• Seçimlerini onayladığında randevular kesinleşir ve kendisine onay e-postası gider.
• Onaylanmamış randevusunu kendisi iptal edebilir; onaylanmış randevuda değişiklik kurs üzerinden yapılır.
• Aldığı derslerin listesini yazdırabilir ya da PDF olarak saklayabilir.

Randevu sayfası kursunuzun web sitesine de gömülebilir; kursiyer sizin sitenizden çıkmadan dersini alır.

Kurallar sizin yerinize işler

Direksiyon takip programının asıl değeri, unutulan kuralları hiç unutmamasıdır:

• Çakışma kontrolü: Aynı eğitmene ya da aynı plakalı araca aynı saatte ikinci ders yazılamaz. Aynı araç farklı eğitmen kayıtlarında kullanılsa bile plaka üzerinden denetlenir.
• Toplam ders hakkı: Her kursiyere toplam direksiyon hakkı tanımlanır; hak dolunca yeni randevu açılmaz. Takvimde kursiyerin adının yanında "3/12" gibi kullanım göstergesi görünür.
• Günde bir ders: Kursiyer ön yüzden bir günde en fazla bir ders alabilir; boş saatler birkaç kişi tarafından kapatılamaz.
• Haftalık ilerleme: Kursiyerin birinci, ikinci ve sonraki haftaları için ayrı ders sınırları tanımlanabilir; dersler dengeli bir takvime yayılır.
• Eğitmen izinleri: Yıllık izin, rapor gibi izin türleriyle girilen günlerde eğitmenin bütün saatleri kendiliğinden kapanır.
• Kapalı saatler: Bakım, sınav günü ya da tatil için hücreler tek tek ya da toplu olarak "Müsait Değil" işaretlenir.

Yönetici tek ekrandan izler

Yönetim panelindeki dört haftalık görünüm bütün araçların doluluğunu bir arada gösterir. Toplu "Rezervasyon" ve "Müsait Değil" işlemleriyle birden çok hücre aynı anda düzenlenir. Araç ve eğitmen bazlı birleşik takvimler, bir eğitmenin farklı araçlarla verdiği dersleri gerçek saat sırasıyla tek tabloda listeler. Bütün tablolar yazdırılabilir ve PDF olarak alınabilir.

Yönetimden yapılan rezervasyonlar kursiyer sınırlarından muaftır; istisnai durumlarda kurs elle ders yazabilir ya da kursiyer profilinden tek bir randevuyu silerek saati başka bir kursiyere açabilir. Kursiyerin profilindeki Direksiyon Eğitimleri sekmesinde bütün dersleri ders tarihi, saat ve araç bilgisiyle sıralanır.

Eğitmenler programını kendisi görür

Direksiyon eğitmenleri panele kendi hesaplarıyla girer ve bütün araçlarındaki derslerini gösteren kişisel takvimlerini salt okunur olarak görür. İzinli oldukları günler takvimde izin türüyle işaretlidir. "Yarın kaçta kimim var?" sorusu sekreteryaya hiç gelmez. Yöneticiler de aynı zamanda direksiyon eğitmeni olarak tanımlanabilir; küçük kurslarda kurucu hem yönetir hem derse çıkar.

Kurulum birkaç adımda

• Eğitim araçlarını plakalarıyla tanımlayın ve eğitmenleri atayın.
• Her aracın gün içindeki ders saatlerini (oturumlarını) girin.
• Eğitmen izinlerini ve kapalı günleri işaretleyin.
• Kursiyerleri araca bağlayıp toplam ders hakkını ve isterseniz haftalık sınırları tanımlayın.
• Kursiyerlere randevu sayfasının adresini duyurun.

Hepsi bu. Kısa bir alışma döneminden sonra randevuların büyük bölümünü kursiyerler kendisi alır; telefon yalnız istisnai durumlar için çalar.

Defter, Excel ve direksiyon takip programı

Pek çok kurs direksiyon derslerini hâlâ defterde ya da paylaşılan bir Excel dosyasında tutuyor. Bu yöntemler küçük ölçekte işler, ama kursiyer sayısı arttıkça aynı sorunlar büyür:

• Defter: Tek kişinin elinde durur; eğitmen ya da kursiyer programı göremez, her soru telefona dönüşür.
• Excel: Herkes görebilir ama hiçbir kuralı denetlemez; aynı hücreye iki isim yazılmasını, izinli eğitmene ders verilmesini engellemez.
• Direksiyon takip programı: Herkes kendi yetkisi kadarını görür; kurallar her randevuda otomatik uygulanır, geçmiş kayıtlar silinmeden saklanır.

Her ölçekteki kurs için

Tek araçlı küçük bir kursta kurucu hem yönetici hem eğitmen olabilir; program onun gününü planlar ve kursiyerlerin telefonla saat sormasını bitirir. Birkaç araç ve eğitmenle çalışan orta ölçekli bir kursta asıl kazanç çakışma kontrolü ve izin yönetimidir. Çok araçlı kurslarda ise dört haftalık görünüm ve birleşik takvimler, sekreteryanın bütün filoyu tek ekrandan izlemesini sağlar. Kurulum ve kullanım her ölçekte aynıdır: araçlar, oturumlar, eğitmenler ve kursiyerler tanımlanır, gerisini sistem yürütür.

Tek sistem: randevu, sınav ve tahsilat

SinTEST'in direksiyon takip programı ayrı bir yazılım değildir; online sınav programı ve taksit takip programı ile aynı kursiyer profilinde birleşir. Kursiyerin dersleri, sınav sonuçları, sözleşmesi ve ödemeleri tek ekranda görünür. Bütün akışı demo verilerle dolu bir kursta yönetici, eğitmen ve kursiyer gözüyle canlı demoda deneyebilirsiniz.