Kursiyerin kursa kaydı, aslında iki taraf arasında yapılan bir anlaşmadır. Hangi ehliyet sınıfı için eğitim verileceği, toplam ücretin ne olduğu, ödemenin peşin mi taksitli mi yapılacağı ve taksitlerin hangi tarihlerde ödeneceği bu anlaşmanın temelidir. Sürücü kursu sözleşmesi bu bilgileri yazılı hâle getirir; senetler de taksitli ödemeyi güvence altına alır. Ancak sözleşmeyi elle doldurmak, taksit tarihlerini tek tek hesaplamak ve senetleri ayrı ayrı yazmak hem zaman alır hem de hataya açıktır. Bu yazıda sürücü kursu sözleşmesi hazırlanırken nelere dikkat edilmesi gerektiğini, taksit ve senet takibinin nasıl düzenleneceğini ve bu sürecin bir yazılımla nasıl hızlandırılabileceğini anlatıyoruz.
Sürücü kursu sözleşmesi neden önemli?
Sözleşme hem kursun hem de kursiyerin hak ve yükümlülüklerini netleştirir. Kursiyer çoğu zaman ilk kez bir eğitim kurumuyla taksitli bir anlaşma yapar; neyi, ne zaman ve ne kadar ödeyeceğini baştan açıkça görmek onun için de güven vericidir. Ücret, ödeme planı ve eğitim kapsamı yazılı olduğunda sonradan çıkabilecek anlaşmazlıklar büyük ölçüde önlenir. Doğru hazırlanmış bir sürücü kursu sözleşmesi ayrıca muhasebe kayıtlarının da dayanağıdır: hangi kursiyerden ne kadar alacak olduğu, hangi taksitin hangi tarihte vadesinin geldiği sözleşmeden okunur. Sözleşmenin eksik ya da tutarsız olması ise hem tahsilatı zorlaştırır hem de denetimlerde sorun çıkarır.
Sözleşmede neler yer almalı?
Bir sürücü kursu sözleşmesi en az aşağıdaki bilgileri içermelidir:
- Taraflar: Kursun unvanı, adresi, telefonu ve kurs müdürü; kursiyerin adı soyadı, T.C. kimlik numarası, doğum bilgileri ve adresi.
- Eğitim kapsamı: Ehliyet sınıfı ya da sınıf geçişi (örneğin B, A2, B Otomatik ya da B'den A2'ye geçiş), teorik ders saati ve direksiyon eğitim saati.
- Ücretler: Kurs ücreti, sınav ücretleri ve gerekiyorsa ek direksiyon dersi ücreti.
- Ödeme planı: Peşin ya da taksitli ödeme, taksit sayısı, tutarları ve vade tarihleri.
- Banka bilgileri: Havale ile ödeme yapılacaksa kursun banka adı, şubesi ve IBAN'ı.
- Tarih ve imzalar: Sözleşme tarihi ile tarafların imzaları.
Sözleşme metninin içeriği mevzuata ve kurumunuzun ihtiyaçlarına uygun olmalıdır. Metni hazırlarken ya da güncellerken bir hukuk danışmanından görüş almanızı öneririz.
Ücretleri ehliyet türüne göre tanımlayın
Sözleşme hazırlamadaki en sık hata, ücretlerin her sözleşmede elle yazılmasıdır. Aynı dönemde iki kursiyere farklı tutar yazılması ya da eski fiyatın kullanılması bu yüzden yaşanır. Çözüm, ücretleri ehliyet türüne göre tek bir yerde tanımlamaktır. Kurs ücreti, direksiyon eğitim saat ücreti, teorik ve direksiyon sınav ücretleri, ders saatleri ve ikinci direksiyon eğitimi ücreti her ehliyet türü için bir kez girilir. Yeni bir sürücü kursu sözleşmesi oluşturulduğunda bu değerler kendiliğinden gelir. Ücretler yılda bir değiştiğinde yalnız bu tablo güncellenir; sözleşme metnine dokunmak gerekmez.
Sözleşmeyi kursiyer profilinde oluşturun
Sürücü kursu sözleşmesi, kursiyerin bütün bilgilerinin bulunduğu profilden oluşturulduğunda kimlik ve iletişim bilgileri yeniden yazılmaz. Yönetici sözleşme tarihini, ehliyet türünü, ödeme türünü (peşin ya da taksitli), taksit sayısını ve ilk ödeme tarihini seçer. Sınıf geçişlerinde kursiyerin mevcut ehliyet sınıfı da belirtilir. Sistem toplam ücreti ve taksit tutarlarını hesaplar, vade tarihlerini ilk ödeme tarihinden başlayarak aylık olarak dağıtır.
Oluşturulan sözleşme, kurs ve kursiyer bilgileriyle doldurulmuş hâlde yazdırılabilir ya da PDF olarak kaydedilebilir. Aynı ekrandan kursiyerin imza sirküsü çıktısı da alınabilir. Kursiyerin geçmiş sözleşmeleri profilde liste hâlinde durur; hangi tarihte, hangi ehliyet türü için, hangi tutarla sözleşme yapıldığı tek bakışta görülür. Yanlış ehliyet türüyle oluşturulan bir sözleşme aynı listeden silinip doğrusu hazırlanabilir; böylece hatalı kayıt ödeme planında karışıklık yaratmaz.
Senet takibi nasıl yapılır?
Taksitli ödemelerde senet, kursun alacağını güvence altına alan belgedir. Kurslar genellikle iki yöntemden birini kullanır: her taksit için ayrı senet ya da toplam borç için tek senet. Hangisinin kullanılacağı kurs politikasıdır ve bir kez belirlenmesi yeterlidir. Senetler elle yazıldığında tutar ya da vade hatası yapılması kolaydır. Sözleşmeden üretilen senetler ise taksit planıyla birebir aynı tutar ve tarihleri taşır. Senet takibinde önemli olan, her senedin hangi taksite karşılık geldiğinin ve o taksitin ödenip ödenmediğinin aynı yerde görülmesidir. Ödenen taksitin senedi kursiyere iade edilirken bu kayıt kontrol edilir. Senetlerin sözleşmeyle aynı ekrandan basılması, sürücü kursu sözleşmesi ile senetler arasında tutar farkı oluşmasını da baştan engeller.
Sözleşmeden tahsilata akış
Sürücü kursu sözleşmesi oluşturulduktan sonra iş tahsilata geçer. Taksitler kursiyer profilindeki Ödemeler sekmesinde vadeleriyle listelenir. Kursiyere kredi kartıyla ödeme izni verildiyse kursiyer vadesi gelen taksitini kendi profilinden kartla öder ve taksit kendiliğinden "Ödendi" olur. Elden ya da havaleyle yapılan ödemeyi yönetici tek düğmeyle işler; yanlışlıkla işaretlenen ödeme geri alınabilir. Kartla yapılan ödemelerin dekontu da aynı satırdan görüntülenir. Kartla tahsilatın kurulumunu kredi kartıyla ödeme altyapısı nasıl kurulur yazımızda anlattık.
Kursiyer gözünden sözleşme ve ödemeler
Sürücü kursu sözleşmesi imzalandıktan sonra kursiyerin en sık sorduğu sorular ödeme planıyla ilgilidir: "Bu ay ne kadar ödeyeceğim?", "Geçen ayki taksitim işlendi mi?" Kursiyer kendi profilinde ödeme planını görebildiğinde bu sorular telefona dönüşmez. Kursiyer vadesi yaklaşan taksiti, ödenmiş taksitlerin tarihini ve ödeme yöntemini kendisi takip eder. Kredi kartıyla ödeme izni olan kursiyer, taksitini kursa gelmeden öder. Bu şeffaflık, sözleşmede yazanla uygulamada olanın her zaman aynı olduğunu da kursiyere gösterir.
Dönem sonu kontrol listesi
Ay ya da dönem sonunda birkaç dakikalık bir kontrol, tahsilat sorunlarının büyümesini önler:
- Vadesi geçtiği hâlde ödenmemiş taksitleri listeleyin ve ilgili kursiyerlere hatırlatma mesajı gönderin.
- Elden alınan ödemelerin hepsinin sisteme işlendiğini kasa kayıtlarıyla karşılaştırın.
- Ödenen taksitlerin senetlerinin kursiyerlere iade edildiğini kontrol edin.
- Ücretler değişecekse ehliyet türlerine göre ücret tablosunu yeni dönem başlamadan güncelleyin ve değişikliği ekiple paylaşın.
Bu kontroller düzenli yapıldığında her sürücü kursu sözleşmesi, tahsilatı tamamlanana kadar izlenebilir bir kayıt olarak kalır.
Sık yapılan hatalar
- Ücreti her sözleşmede elle yazmak: Tutarsız fiyatlara yol açar. Ücret tablosunu tek yerde tutun.
- Vade tarihlerini elle hesaplamak: Ay sonu ve hafta sonu karışıklıkları yaşanır. Planı sistemin hesaplamasına bırakın.
- Ödemeyi gün sonuna bırakmak: Elden alınan ödemeyi aynı anda kaydedin; unutulan kayıt kursiyerle anlaşmazlığa dönüşür.
- Kursiyer bilgilerini güncellememek: Adres ya da telefon değiştiğinde profil güncellenmezse belgeler eski bilgiyle basılır.
- Sözleşme ile ödeme kaydını ayırmak: Sözleşme bir dosyada, ödemeler başka bir tabloda olduğunda tutarlar zamanla birbirinden kopar.
Sürücü kursu sözleşmesi ve senet için SinTEST
SinTEST'te ehliyet türlerine göre ücretler bir kez tanımlanır. Sürücü kursu sözleşmesi kursiyer profilinden birkaç seçimle oluşturulur, taksit planı ve senetler kendiliğinden hazırlanır, ödemeler aynı profilde izlenir. Senet düzeni (her taksit için ayrı ya da tek senet) Ayarlar'dan seçilir. Bu akışı örnek verilerle dolu canlı demoda inceleyebilir, taksit tarafındaki ayrıntılar için sürücü kursu taksit takip programı sayfamıza göz atabilirsiniz.
